Slechte organisatie en de vergadercultuur. BRON: "Wachttijd is geld" door Alof J. Wolt, 1999
Personele capaciteit kan "op papier" (bijvoorbeeld "formatief") wel voldoende zijn, maar in de praktijk kan er toch sprake zijn van een schreeuwend tijdgebrek, van een kennelijke ondercapaciteit. De mooie (formatie) berekeningen kloppen dus niet. Een fout die bij formatieberekeningen vaak gemaakt wordt is dat er onvoldoende of zelfs in het geheel geen rekening wordt gehouden met verspilling van tijd. Dergelijke feitelijke ondercapaciteit komt meestal voort uit een slechte organisatie van het werk. Zo'n slechte organisatie heeft gelukkig een aantal kenmerken (voor wie daar oog voor heeft). Signalen van een slechte organisatie en daardoor wachttijden zijn:
1. Vergaderen
Teveel deelnemers die hun mond niet opendoen, dus slechts consumptief aanwezig zijn en geen toegevoegde waarde aan de vergadering zelf leveren. Hier bij kan onderscheid gemaakt worden tussen vergaderingen die werkbesprekingen tot doel hebben en vergaderingen die belegd worden om besluiten te nemen. Bij werkoverlegvergaderingen staat het geven en krijgen van informatie voorop. De inbreng van de deelnemers is dan van minder belang. Vergaderingen die bedoeld zijn voor besluitvorming zijn pure tijdverspilling voor de Willem de Zwijgers (of Willems de Zwijger?). Zij leveren geen bijdrage en kunnen maar beter aan het werk gaan en later het verslag lezen.
Mondelinge mededelingen die ook schriftelijk hadden gekund
Discussies die ook in kleinere kring of zelfs bilateraal hadden kunnen worden gevoerd. Dus zonder dat dit kostbare tijd van alle deelnemers aan de vergadering had gekost. Moet er tijdens de vergadering nog veel worden toegelicht en uitgelegd wat ook schriftelijk had gekund? Met als voordeel dat betrokkenen voordien beter ruggespraak hadden kunnen houden en dus beter voorbereid de vergadering in zouden zijn gegaan!