|
Even tijd voor cursus tijdbeheer
In minder tijd meer werk doen. Vijf cursisten van drie docenten schetsen de voordelen van
tijdmanagement. 'De tijd glijdt niet langer als zand door m'n vingers'.
Door Ron van Gelderen
BRON: De Volkskrant dinsdag 7 december 2004 (Werk & Leven)
Tienduizend oude mailtjes telde de mailbox van Henk Korevaar. Zijn probleem was weliswaar
kleiner dan dat van Microsoftbaas Bill Gates, die dagelijks vier miljoen mailtjes ontvangt,
maar veel tijd vrat het wel, vertelt Korevaar: 'Ik werd geleefd door m'n e-mail. Op een gegeven
moment weet je niet meer wat je nog moet afhandelen en wat je al hebt gedaan. Om maar te
zwijgen over de hoeveelheid tijd die je kwijt bent aan het zoeken van precies dat ene mailtje
van die ene klant die hoognodig moet worden gebeld.
De e-berg is aanzienlijk geslonken sinds
Korevaar en zeven collega's van zijn adviesbureau F-fectis een cursus tijdmanagement volgden.
Zijn mailbox is teruggebracht tot hooguit tien berichten. Hij heeft geleerd nieuwe mail maar
twee keer per dag af te handelen.
'Als ik een mailtje binnen twee minuten kan beantwoorden, doe ik het direct. Als het meer werk
vergt, versleep ik het mailtje naar de map 'Actie'. En als ik rustig op de reactie van anderen
kan wachten, dan gaat het direct in het mapje "Wachten op"'.
Al na enkele weken is het voor Korevaar een simpel 1-2-3-tje. 'Dossiers blijven geen open
lussen. Ik beslis direct wat ik moet doen. Ik benoem werk niet langer in containerbegrippen
als 'regelen' maar concrete activiteiten als 'Jan bellen'. En ik werk in blokken van circa
vijftig minuten. Het scheelt me enorm veel tijd. Ook geeft het rust in m'n hoofd. Ik heb niet
langer aan het einde van een drukke dag het ongemakkelijke gevoel dat allerlei werk is blijven
liggen.
Tijdmanagement is op het moment opvallend populair. Na de reorganisaties in economisch
magere tijden moeten minder mensen meer werk doen. Ook zijn velen nog steeds op zoek naar de
juiste balans tussen werk en privéleven. Bovendien zijn tijdmanagement-cursussen relatief
goedkoop. De docenten spelen slim in op de trend dat cursisten zelden langer dan een dag in
een leslokaaltje op de hei mogen verblijven en geven vooral ook coaching op de werkplek.
De populairste tijdcursus betreft het Persoonlijk Efficiency Programma (PEP). De PEP-lessen
zijn wereldwijd door een half miljoen cursisten gevolgd en worden in Nederland door circa
veertig licentiehouders gegeven. Ook de spoorwegbeheerders Rob Dirven, Fedor ten Harve en Daan
Verbaan van ProRail zijn enthousiast aan het 'peppen'. 'Ik denk dat ik 20 procent tijd heb
gewonnen', zegt Dirven. De ingenieur gaat nu overigens niet dagelijks anderhalf uur eerder naar
huis. 'Het grootste voordeel is dat ik voor mezelf rust heb kunnen creëren. Ik kan nu een
uur ongestoord de samenvatting van een belangrijk rapport lezen. Dat kon ik vroeger niet'.
Zijn twee collega's zijn vooral te spreken over de eenvoudige tips die ze hebben gekregen.
Verbaan: 'De kern van het verhaal is dat je veel post en telefoontjes direct moet afhandelen,
belangrijke activiteiten goed moet plannen en je spullen slim moet archiveren'. Ten Harve: 'Je
kunt bijvoorbeeld in het mailprogramma Outlook met je muis e-mailtjes naar je agenda slepen.
Dat soort simpele trucs geven me een beter overzicht van mijn werk'.
De grootste effecten van een beter tijdmanagement ondervindt ondernemer Henk-Jan van Essen.
Vreemd is dat niet. Tot een half jaar geleden werkte hij 75 uur per week. Het zijn er nu
zestig. Ik heb vijftien uur gewonnen. De omslag kwam toen ze thuis vroegen of ik misschien
meer tijd aan ze zou gaan besteden als ik ook de vrije uren thuis kon factureren. Het was
eigenlijk te zot voor woorden. Ik ben vanochtend wezen zwemmen met mijn zoon. Echt
fantastisch!
Hij leerde prioriteiten te stellen en zijn werk te plannen. Tot zijn verbazing houdt hij meer
tijd over voor onverwachte zaken. 'Mijn angst was dat tijdmanagement mij zou maken tot een
robot wiens dag van minuut tot minuut staat ingepland.' Het tegendeel blijkt waar. 'Als nu
iemand me belt met een leuk voorstel, dan kan ik daar desgewenst direct tijd voor vrijmaken
omdat ik dankzij mijn planning precies weet welk werk ik daardoor naar een ander moment moet
doorschuiven.'
Van Essen voelt zich minder gestresst: 'De tijd glijdt niet langer als zand door m'n vingers.'
Met enige schroom vertelt hij dat hij zelfs twee keer per dag een korte adempauze houdt: 'Dan
zet ik m'n voeten op de grond en concentreer ik me op m'n ademhaling. Vijf minuten blijken
genoeg om even helemaal tot rust te komen. Ik doe nu meer, terwijl ik minder hoef te rennen
en te jagen.'
|
Beslissen, plannen en direct doen
Beslis direct
Denise Hulst van Hulst Werkplekorganisatie traint onder meer medewerkers van ProRail, Texaco en
de gemeente Utrecht: 'Doe het nu! Zo luidt onze belangrijkste tip, maar eigenlijk bedoelen we:
Beslis direct.' 'Vooral e-mail is een grote tijdverslinder. Mailtjes worden zes of zeven keer
geopend voordat mensen beslissen wat ze er mee moeten. Kun je het binnen twee minuten
afhandelen? Doe het dan direct. Kost het meer tijd? Plan dan je actie. Heeft het geen
prioriteit? Plaats het in een goed digitaal archief of gooi het weg.' 'Zulke snelle
beslissingen voorkomen dat je hoofd volloopt met allerlei losse flarden. Als je meteen
beslist, kun je je in alle rust concentreren op het werk dat je werkelijk moet doen'.
Plan de dag
René Hogenes van Tijdrevolutie traint onder meer medewerkers van TPG Post, Columbia
Pictures en de gemeente Amersfoort. 'Maak iedere ochtend een korte planning van de dag.'
'Wat mij iedere keer weer opvalt is hoeveel mensen zich laten regeren door de KPN en Microsoft
Ontlook. Telefoontjes en mailtjes krijgen de hoogste prioriteit, terwijl ze dat zelden hebben.
Als je iedere dag minstens drie uur plant voor activiteit met de hoogste prioriteit en als je
telefoontjes en mailtjes op vaste tijden afhandelt, bespaar je al enorm veel tijd'. 'Opvallend
genoeg maakt zo'n strenge planning mensen veel flexibeler. Als dan gedurende de dag een
belangrijke spoedklus langskomt, kun je direct aan de slag omdat je precies weet welk ander
werk kan worden doorgeschoven.'
Onderneem actie
Gerald Essers van SRS Consulting traint onder meer medewerkers van Heineken, ABP en het
Kadaster: 'Maak geen overzicht van problemen, maar onderneem fysieke acties.' 'Als je
bijvoorbeeld de auto een kleine beurt moet hebben, hebben veel mensen de neiging rond te
lopen met de gedachte dat de auto een kleine beurt moet hebben. Het is veel slimmer zo'n
probleem direct te vertalen in een concrete actie door de garage te bellen voor een afspraak.
Dan blijft het niet langer rondspoken in je hoofd'. 'Als je kleine problemen consequent
vertaalt in concrete acties, ben je af van veel open lussen in je hoofd. Ik vergelijk ons
werkgeheugen graag met dat van een computer. Je loopt vast als je niet regelmatig zaken
wegschrijft naar de vaste schijf'.
|
